szkolenia.cieszyn.pl

Na czym polega?

Najprościej mówiąc, konferencja szkoleniowa to interaktywny, dynamiczny spektakl połączony z warsztatami, w którym uczestniczy duża grupa pracowników (od 30 do 1000).
Konferencje szkoleniowe, nazywane czasami również „forum integracyjnym”, zdobywają coraz większą popularność. I nic dziwnego – jest to złoty środek łączący zalety i ograniczający wady trzech form szkoleniowych:

• team-buildingu,


• typowych warsztatów kształcących umiejętności lub wiedzę,


• konferencji (dużego spotkania wyjazdowego) dla pracowników Firmy.

Z team buildingu konferencja szkoleniowa bierze część metodologii, pozwalającej na uruchomienie zdrowego współzawodnictwa i wzbudzenie poczucia „gry do jednej bramki”. Podobnie jak w przypadku warsztatów team-buildingowych, podczas konferencji szkoleniowej udaje się udrożnić kanały komunikowania – wewnątrz działów i pomiędzy działami.

O team buildingu krąży sporo niepochlebnych opinii: że jest to tylko „fun”, w dodatku o krótkotrwałych efektach. Najlepszym dowodem są opinie guru zarządzania. Peter Senge, twórca pojęcia organizacji uczącej się, w pewnym momencie swojej książki stwierdza: "W ramach ćwiczeń w budowaniu zgranych zespołów wysyłano pracowników na spływy tratwami, ale kiedy wracali oni do domu, nadal nie mogli się zgodzić w podejściu do podstawowych problemów biznesowych". John Micklethwait i Adrian Wooldridge, autorzy słynnej książki "Szamani zarządzania" o team buildingu piszą: "Nawet w sztywnej i konserwatywnej Wielkiej Brytanii niemal 100 firm oferuje niekonwencjonalne kursy zarządzania, w czasie których brzuchaci bankowcy i łysiejący handlarze pokonują rwące potoki, wspinają się i wiszą na drzewach, aby wieczorem przy ognisku wyznać swoim kolegom, co tak naprawdę o nich myślą".

Te ironiczne opinie są dużym uproszczeniem. Są sytuacje, gdy szkolenia teambuildingowe są jak najbardziej potrzebne. Jednak pokazują podstawowe ograniczenie stosowania team-biuldingu: rzadko kiedy udaje się zaprojektować te szkolenia w ten sposób, aby pracownicy potrafili przenieść wnioski ze wspólnego biegania po lesie na długofalową zmianę relacji w życiu zawodowym.

Z typowymi warsztatami konferencję szkoleniową łączy interaktywność i poczucie bycia zaangażowanym dla każdego uczestnika. Podobnie jak przy typowych warsztatach dla grupy kilkunastu osób, skutkiem konferencji szkoleniowej jest rzeczywisty wzrost kompetencji zawodowych, przejawiający się w codziennym życiu firmy, co z kolei nie zawsze gwarantuje team-building.

Od zwykłej konferencji dla pracowników, konferencję szkoleniową odróżnia bardzo przemyślana metodyka i ograniczenie roli „oficjalnych mówców” na rzecz wspólnego budowania przyszłości firmy przez każdego uczestnika konferencji szkoleniowej.

Konferencja szkoleniowa (forum integracyjne) jest jedynie formą edukacyjną; co do meritum, jej temat może być dowolny i jest zawsze adekwatny do tego, co firmie jest najbardziej potrzebne. Konferencja szkoleniowa może dotyczyć umiejętności przywódczych, formułowania strategii firmy na przyszły rok, zaawansowanych technik obsługi Klienta lub przygotowania firmy do zmian i fuzji. Może obejmować wszystkich pracowników jednego działu, wybrane osoby z różnych działów, wszystkich menedżerów lub w ogóle wszystkich pracowników firmy.

Kiedy warto?

O zorganizowaniu konferencji szkoleniowej warto pomyśleć wówczas, gdy celem Państwa działań jest:

• Dowartościowanie pracowników: stworzenie poczucia, że „pracuję w DOBREJ firmie”, która pyta o zdanie i dba o to, żeby pracownicy mieli okazję się razem spotykać, komunikować i wpływać na jej losy.


• Pozytywne „nakręcenie” Pracowników. Konferencja szkoleniowa – podobnie jak team-building – pozostawia wiele tematów do przemyśleń, daje więcej siły, energii, pewności siebie.


• Jednoczesne podniesienie kompetencji i zmiana postaw. Do podnoszenia kompetencji służą zazwyczaj typowe szkolenia warsztatowe, do zmiany postaw i relacji – team-building. Konferencja szkoleniowa pozwala uzyskać oba te cele jednocześnie.


• Uruchomienie procesu podziału doświadczeń. Dzięki temu, że na dużej sali plenarnej oraz w małych salkach warsztatowych współpracują osoby, które na codzień rzadko mają okazję podzielić swoimi patentami, rozpoczyna się proces wymiany doświadczeń. Zwrot „uruchomienie procesu” oznacza, że jest to oczywiście impuls do tego, co powinno być kontynuowane po powrocie z konferencji do pracy. Trudno sobie wyobrazić, żeby w czasie kilku lub kilkunastu godzin była możliwa wymiana doświadczeń „na zapas” (np. na rok z góry) lub rozwiązanie wszystkich problemów Firmy.


• Wzmocnienie współpracy i usprawnienie komunikowania. Liczne eksperymenty, dobór grup i przemyślane moderowanie pracy w grupkach warsztatowych pozwala na realizację dwóch bardzo ważnych celów. Dzięki oparciu na rzeczywistych, codziennych sytuacjach z pracy, przełożenie wniosków ze szkolenia dotyczących potrzeby współpracy i poprawy komunikacji bywa dużo bardziej wyraźne i długofalowe.


• Uświadomienie lub wzmocnienie wartości, wizji, misji itd. Forum integracyjne to świetna okazja na sprzedanie lub wypracowanie wspólnie z Uczestnikami kwestii, które dość często są traktowane jako patetyczny wymysł HR-u, z którym na codzień mało kto potrafi się zidentyfikować.


• „Sprzedanie” procedur lub nowych rozwiązań. Podczas inteligentnie zaprojektowanych konferencji można bardzo skutecznie przełamać bariery przed wdrażaniem koniecznych procedur lub gotowych rozwiązań, takich jak oceny okresowe, nowy system motywacyjny lub system raportowania itp.


• Zaangażowanie Pracowników w proces zmian. Wśród wszystkich działań wspierających proces zarządzania zmianą, Forum Integracyjne powinno grać pierwsze skrzypce. Forum pozwala bardzo łatwo przekonać pracowników, że zmiany są nieuniknione, dzięki Forum można stymulować proaktywność i inicjowanie zmian.


• Poprawa opinii o firmie - wewnątrz lub na zewnątrz Jeden z Klientów Centrum Szkoleniowego JET zdecydował się za pomocą forum zmienić postrzeganie własnej marki przez... pracowników.


• Świętowanie szczególnych wydarzeń w życiu Firmy. Konferencja szkoleniowa jest bardzo aktywizującym i atrakcyjnym pomysłem na formułę takich wydarzeń, jak typowe spotkania okolicznościowe, christmas parties, konferencje sprzedażowe, celebrowanie rocznicy firmy, spotkania dla Klientów i dystrybutorów itp.


• Zapewnienie Uczestnikom „czegoś nowego”. Zwłaszcza w dużych, międzynarodowych koncernach, gdzie pojawia się znużenie typowymi szkoleniami, warto zaskoczyć Uczestników zupełnie nowy podejściem.

Jak badać potrzeby i uwarunkowania?

W tym miejscu można właściwie wymienić całą litanię technik i narzędzi stosowanych podczas typowego audytu szkoleniowego, jednak na cztery kwestie chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę:
Wywiady grupowe z decydentami i z uczestnikami.
Zebranie informacji zarówno „z góry”, jak i „z dołu”, jest niezwykle ważne. Poznanie grupy na reprezentatywnej próbie (stąd wywiady grupowe) jest niezbędne, aby skonstruować „bezpieczny” program dla kilkudziesięciu lub setek osób. Proszę sobie wyobrazić konferencję szkoleniową przygotowaną pod dyktando decydentów bez zorientowania się w „profilu Uczestnika”. Wystarczy jeden głośny (i merytoryczny) „adwokat diabła” na sali, który może rozwalić całą konferencję.
Pytanie o uwarunkowania, o badania, o materiały audiowizualne
Badanie potrzeb w przypadku konferencji szkoleniowych ma znacznie bardziej pogłębiony charakter. Aby przekonać Uczestników do pewnych tez, warto zgromadzić wszelkie dostępne badania rynkowe oraz badania prowadzone wewnątrz organizacji, a także sięgnąć do materiałów audiowizualnych (takich jak reklamy, materiały o firmie itd.) przygotowanych zarówno w kraju, jak i przez zagraniczne firmy-siostry (w przypadku międzynarodowych koncernów).
Omówienie metodyki ze Zleceniodawcą
Zleceniodawca musi zweryfikować, czy przypadkiem gry, symulacje i eksperymenty, które planujemy przeprowadzić na dużej sali, nie występowały wcześniej na szkoleniach. Przykładowo, gry negocjacyjne oparte na „dylemacie więźnia” nie wypalą, jeżeli grupa już wcześniej przechodziła przez tego rodzaju eksperymenty.
Obserwacja, „tajemniczy Klient”, badania wśród podwładnych
Jak można udowodnić handlowcom lub pracownikom obsługi Klienta, że zmiany są konieczne? Prezentując opinie Klientów! Jak można udowodnić menedżerom, ze konieczna jest zmiana stylu zarządzania? Prezentując anonimowe badania prowadzone wśród podwładnych.

Jak budować program?

Część zajęć na Forum, część osobno
Aby oba cele konferencji szkoleniowej były możliwe do uzyskania, należy część zajęć przeprowadzić na wspólnej sali (efekt „nakręcania spirali” i ujednolicenia poziomu wiedzy), natomiast część – w salkach warsztatowych (efektywna zmiana zachowań i podział doświadczeń).
Jak najwięcej współtwórców programu
W przypadku Centrum Szkoleniowego JET w tworzenie konferencji szkoleniowych zawsze zaangażowany jest cały zespół trenerski. Ponieważ są to wydarzenia od podstaw projektowane dla danej firmy i pod dany temat (włącznie z grami i metodyką), musi być przynajmniej kilku współtwórców, aby wyeliminować już na etapie tworzenia potencjalne niebezpieczeństwa dla prowadzących. Zleceniodawca równie powinien być współtwórcą lub przynajmniej drobiazgowym recenzentem.
Scenariusz przewodni
Skoro zależy nam na spójności konferencji oraz dobrej zabawie, warto wykorzystać scenariusz zgodny z hasłem przewodnim imprezy. Przykładowo, gdy dostaliśmy od jednego z naszych Klientów prośbę o przygotowanie konferencji pod kątem budowania jakości obsługi Klienta w jego Firmie, wykorzystaliśmy konwencję socrealistyczną („Budujemy jakość!”), z licznymi „wycieczkami” do starych filmów, pieśni i haseł, jednak bez tandety i czerwonych barw kojarzących się niekiedy z tamtymi czasami (nasz socrealizm był pełen humoru, wysokiej jakości i... zielonego koloru, gdyż jest to kolor brandu naszego Klienta).
Gry, eksperymenty, symulacje
Oto punkt, który najbardziej odróżnia konferencje szkoleniowe od typowych konferencji firmowych. Udział kilkudziesięciu lub nawet kilkuset osób na sali wcale nie musi być bierny – istnieją liczne, atrakcyjne metody pozwalające na wspólne dochodzenie do ukrytych prawd!
Filmy, scenki z aktorami
Konferencja szkoleniowa – poza symulacjami, grami i pokazami multimedialnymi, może wykorzystywać teatr oraz kino jako bardzo ważne podpory dla przekazywanych treści.
Zagospodarowanie wieczoru
Praktyka pokazuje, że konferencja szkoleniowa nie trwa dwa lub trzy dni. Ona trwa dwie lub trzy doby, co oznacza, że twórcy musza zadbać o każdą minutę spędzoną w ośrodku – lepiej przetańczyć całą noc, pośpiewać podczas konkursu karaoke, nakręcić firmową wersję „Krzyżaków” lub spróbować szans w kasynie, niż prześlęczeć cały wieczór nad kuflem piwa.
Pilotaż forum
Tego rodzaju forma szkoleniowa absolutnie wymaga przeprowadzenia testu na grupie od kilku do kilkunastu osób.
Nagrania z Klientami, opracowanie badań
Ważnym etapem konstruowania programu jest dołączenie wyników badań, nagrań z Klientami, filmów itd. we wszystkich miejscach, które mogą stanowić punkt wyjścia do uświadomienia sobie pewnych problemów oraz wypracowania przez Uczestników nowych rozwiązań.

Jak organizować?

Zaproszenie dla decydentów i „sąsiednich” działów
Jeżeli konferencja szkoleniowa ma być skuteczna, niezbędne jest zaproszenie kluczowych przedstawicieli współpracujących działów (np. marketingu i obsługi Klienta w przypadku forum dla działu sprzedaży). Warto również zadbać, aby konferencję „uświęcił” swoją obecnością przedstawiciel władz firmy.
Ustalenia z ośrodkiem
O ile organizowanie szkolenia dla dwunastu osób bywa uciążliwe, wszyscy, którzy mieli okazję przygotowywać konferencje szkoleniowe, wiedzą, że wysiłek organizacyjny w tym przypadku jest nieporównywalnie większy. Konieczne staje się znalezienie ośrodka z odpowiednią liczbą sal (na przykład podział 120 osób na dziesięć równoległych podgrup warsztatowych sprawia, że już tylko kilka porządnych ośrodków w Polsce jest w stanie „udźwignąć” taką imprezę). Niezmiernie ważna jest elastyczność ośrodka, połączona z dużą tolerancją na totalną przebudowę sal szkoleniowych (zdarzało nam się zamienić sale konferencyjne hotelu Marriott w... statek kosmiczny). Atutem bywa multimedialność ośrodka (istnieją już ośrodki umożliwiające prowadzenie telekonferencji między salami). Niezbędni są oczywiście pracownicy techniczni do pomocy (i to w dużej ilości) oraz sprawni kelnerzy (inaczej obiad dla dwustu osób potrwa dwie godziny).
Specjalne zaproszenia
Skoro wybraliśmy już nietypowy scenariusz wydarzenia szkoleniowego, zasygnalizujmy, że tym razem spotka ich zupełne zaskoczenie. Bardzo pomagają w tym kreatywne zaproszenia (np. drukowane cyfrowo), wysyłane do każdego Uczestnika jeszcze przed Forum.
Scenografia
Na dzień przed szkoleniem na salę wkraczają scenograf i dekoratorzy, co nie znaczy, że jest to ich pierwszy kontakt z ośrodkiem. Można sobie wyobrazić, co by się stało, gdyby przygotowali np. plakaty i bannery, po czym okazałoby się, że ośrodek w kontrakcie zabronił wieszać czegokolwiek na ścianach...

Jak prowadzić?

Moderatorzy
Tego typu konferencji nie mogą prowadzić „zwykli” trenerzy – dla dobra Zleceniodawcy, firmy szkoleniowej i Uczestników. Przede wszystkim, powinni być osobowościami lubiącymi występy dla dużych audytoriów. Musi z nich emanować energia, czujność, błyskotliwość i asertywność. Muszą przewidywać oddziaływanie niemal każdego słowa lub... każdej pauzy na grupę złożoną nierzadko z kilkuset osób. Idealną sytuacją jest współprowadzenie Forum przez czworo do pięciu, a co najmniej dwoje moderatorów.
Pytania ilościowe i „wychodzenie w grupę”
Idealnym i bardzo prostym sposobem na podtrzymanie aktywności grupy jest zadawanie tzw. pytań ilościowych, na które odpowiedzi są udzielane poprzez podniesienie ręki przez wszystkich Uczestników siedzących na sali. Ponadto sprawny moderator jest w stanie również „ruszyć” między rzędy i prosić o wypowiedzi pojedyncze osoby, po czym błyskotliwie je komentować.
Przechodzenie między salami
Podczas zajęć warsztatowych doskonale sprawdza się formuła „rotowania” podgrupy Uczestników co godzinę z sali do sali, gdzie czeka kolejny moderator z kolejnym tematem. Dzięki temu Uczestnicy nie czują znużenia, a moderatorzy mają prostsze życie – prowadzą ten sam temat dla kilku grup...
Zredukowany stres, rozsądne współzawodnictwo
Należy pamiętać, że jednym z kluczowych celów dla prowadzącego powinna być maksymalna redukcja stresu, poza sytuacjami, gdy stres jest wywoływany celowo (np. podczas konferencji szkoleniowych otwierających pracowników na nowe, istotne przemiany w Firmie). Nie zmienia to faktu, że prowadzący mogą podsycać zdrowe, kontrolowane współzawodnictwo między zespołami.

Jak „domknąć”?

Upominek
Warto sprawić, aby każdy Uczestnik forum integracyjnego na koniec uzyskał symboliczny upominek, powiązany ze scenariuszem imprezy. Na przykład podczas „konferencji socrealistycznej” każdy Uczestnik otrzymywał piękny goździk, z którego musiał się tłumaczyć rodzinie i przyjaciołom... O taki efekt także chodzi!
Dla każdego Uczestnika film na CD
Nie ma lepszej pamiątki niż kilkuminutowy „teledysk” przypominający najbardziej barwne momenty, ale także ważne tezy z konferencji. Na CD warto również dołączyć prezentację treści spotkania.
Dekorowanie biura collage’ami
Bywa, że jednym z domykających elementów konferencji jest grupowe tworzenie collage’u, uwieczniającego najważniejsze tezy spotkania. Aby Uczestnicy nie zapomnieli o swojej pracy podczas konferencji, część naszych Klientów decyduje się na powieszenie tej „twórczości” w biurze: w kantynie, w meeting roomie, na korytarzu...
Kontynuacja w postaci warsztatów, e-learningu itd.
Przeważnie konferencja szkoleniowa jest wydarzeniem, które odbywa się nie częściej niż raz w roku. Dobrze jest, gdy kolejne wydarzenia szkoleniowe w jakiś sposób do niej nawiązują lub wręcz są zaprojektowane po to, aby pomóc wdrażać skutki konferencji.
Spotkania z uczestnikami
Dla moderatorów bardzo cennym i miłym przeżyciem jest spotkanie z grupą Uczestników około 2-3 miesiące po zakończeniu Forum. Istnieje wówczas możliwość zbadania stopnia wdrożenia treści ze szkolenia i uzyskania feedbacku „na zimno”, dzięki czemu możliwa staje się rzeczywista ocena skuteczności konferencji.
Analiza wskaźników
Z reguły konferencje szkoleniowe są projektowane po to, aby uzyskać poprawę określonych rezultatów. Centrum Szkoleniowe JET prowadziło konferencje nakierowane np. na wzrost sprzedaży, ograniczenie odpływu Klientów do konkurencji, wzrost satysfakcji Klientów, poprawę wizerunku marki firmy i jej produktów wśród pracowników, złagodzenie oporów przed restrukturyzacją, czy wreszcie wzmocnienie postaw coachingowych wśród kierowników. Realizacja każdego z tych celów jest możliwa do zmierzenia za pomocą conajmniej dwóch wiarygodnymi wskaźnikami.

Na co uważać?

Adwokaci diabła
Jeżeli twórcy programu i moderatorzy zapomną o przeanalizowaniu możliwych zastrzeżeń, trudnych sytuacji, tematów uruchamiających „ścianę płaczu” itp., możliwe jest publiczne zakwestionowanie treści konferencji przez jednego lub kilkoro Uczestników. A jeden skuteczny adwokat diabła jest w stanie zrazić do moderatora 100 osób w ciągu jednej minuty.
Brak dyscypliny
Rolą moderatorów jest takie prowadzenie konferencji, aby kontrola nad przebiegiem dyskusji pozostawała w stu procentach w ich rękach.
złe wyliczenia czasowe
O ile podczas szkoleń warsztatowych można sobie pozwolić na delikatne „poślizgi”, o tyle jest to niedopuszczalne podczas konferencji szkoleniowej, która wymaga dokładnego wyliczenia niemal każdej minuty.
Powielenie eksperymentów, które już były
Nie ma nic gorszego niż zachęcenie Uczestników do brania udziału w eksperymencie, który znają lub którego rezultat przewidują. Wówczas albo będą mieli poczucie, że „to wszystko już było” i będą biernie sabotować dalszą część forum, albo – w najlepszym razie – eksperyment nie pokaże tego, co miał wykazać.
„Zbojkotowanie” przez decydentów i osoby ze współpracujących działów
Mowa tu o bojkocie biernym, czyli po prostu nie przyjechaniu na forum pomimo wcześniejszych deklaracji. Jeżeli grupa 100 pracowników wspólnie dojdzie do kreatywnych i rewolucyjnych zmian, a nie pojawi się decydent, który będzie odpowiedzialny za ich wdrażanie, można przewidywać sporą frustrację i kolejne poczucie „bicia głową w mur”.
Powrót na „stare śmieci”
Jeżeli konferencja szkoleniowa zbyt mocno „skręci” w stronę team buildingu, istnieje zagrożenie „przefajnienia” a efekt szkolenia będzie bardzo krótkofalowy. Ludzie wrócą do pracy, wymienią się zdjęciami, przypomną sobie kilka zabawnych wydarzeń a... rutyna zrobi swoje. Warto pamiętać, że Uczestnicy tego rodzaju forów oczekują oczywiście nauki przez zabawę, ale również wywiezienia konkretnych narzędzi użytecznych w codziennej pracy. I to niewątpliwie należy im zapewnić.


Centrum Szkoleniowe JET
Szymon Kudła